Как сделать так, чтобы регламенты работали
а не просто лежали в столе
Как заставить регламенты работать
Регламенты - один из важнейших элементов системной компании. Это подробное описание того, как действовать сотруднику в той или иной ситуации.
Регламенты исключают повторяющиеся ошибки и экономят время руководителей. Правила позволяют эффективно управлять персоналом.
Многие компании создают внутренние документы: инструкции, правила, регламенты, стандарты - не так важно, как их называть. Важно, чтобы время на их разработку было потрачено не зря и они действительно работали и приносили результат.
Так, как же сделать так, чтобы регламенты действительно работали?
Существует 3 этапа, все очень важны, исключая хотя бы один из них, вы сильно снижаете шансы на то, что инструмент приживется в компании.
1. Разработка и описание.
На этом этапе анализируем ситуацию, которую описывает регламент, планируем и описываем порядок действий сотрудников.
Важно чётко фиксировать цель регламента. Что произойдет (или не произойдет), если сотрудники будут действовать, исходя из созданных правил. Регламент без цели скорее демотивирует команду, нежели облегчит работу.
Подробно про технологию написания регламентов будет отдельный пост чуть позже.
2. Презентация и обучение.
Для начала, очертим круг людей, которые должны следовать регламенту. Это может быть 1 человек, сотрудники отдела или вообще весь персонал компании.
Собираем пользователей (зум, собрание, созвон в телеграме, зависит от важности о объема регламента), обозначаем зачем вообще разработан этот документ, какую цель хотим достичь и подробно объясняем суть (порядок действий, правила и т.д., описанные в регламенте).
И не забывайте, что вы тоже можете ошибаться. Может быть то, что вы написали в регламенте, действительно не удобно или не правильно или уже есть более эффективные подходы к решению вопроса. Будьте открыты к диалогу, умные сотрудники подскажут, как сделать регламент еще совершеннее. Важно слышать конструктивную критику и спокойно, но жестко обрубать прямой саботаж. Наверняка услышите "так делать долго и так нет времени" "и так нормально работаем" или что-то подобное. Это сопротивление изменениям и это нормально. Люди боятся что-то менять, новое всегда пугает.
Опыт показывает, что ответственные, осознанные сотрудники встречают регламенты супер позитивно, говоря "наконец-то будут правила, задолбал бардак". Кто кричит громче всех, тому страшнее всего - психология.
Придётся отработать возражения (а как без этого).
В конце обязательно соберите короткую обратную связь на тему "как поняли, как теперь делаем". Пусть выскажется каждый. Сверяем картину мира и корректируем тех, кто не верно понял.
На этом этапе важно определиться: будете ли вы штрафовать за нарушение регламентов или нет?! Если да, обязательно сразу говорите об этом сотрудникам. Тогда, стоит сделать испытательный период без штрафов, чтобы сотрудники адаптировались к регламенту и начали его безболезненно выполнять. Ведь наша задача не отнять деньги у людей, а сделать, чтобы они работали по правилам.
Если штрафов не предвидится, то делаем бонусы. На мой, субъективный взгляд, такой подход конструктивнее, хотя больше зависит от модели управления компанией. В любом случае, оставлять регламенты без мотивации - не самый хороший подход. Бонусы могут быть не только $, но и мелкие поощрения (как всегда: билеты в кино, театр, обед в ресторане и т.д.)
В любом случае, задача руководителя продать сотрудникам идею работы по правилам. Объяснить, что работать в хаосе это путь вникуда, что компания хочет расти и развиваться, а масштабировать хаос - это утопия. Идеальный результат, если сотрудники прониклись такой стратегией, а не когда вы прожали силой их волю и они согласились с кислыми лицами.
Регламенты исключают повторяющиеся ошибки и экономят время руководителей. Правила позволяют эффективно управлять персоналом.
Многие компании создают внутренние документы: инструкции, правила, регламенты, стандарты - не так важно, как их называть. Важно, чтобы время на их разработку было потрачено не зря и они действительно работали и приносили результат.
Так, как же сделать так, чтобы регламенты действительно работали?
Существует 3 этапа, все очень важны, исключая хотя бы один из них, вы сильно снижаете шансы на то, что инструмент приживется в компании.
1. Разработка и описание.
На этом этапе анализируем ситуацию, которую описывает регламент, планируем и описываем порядок действий сотрудников.
Важно чётко фиксировать цель регламента. Что произойдет (или не произойдет), если сотрудники будут действовать, исходя из созданных правил. Регламент без цели скорее демотивирует команду, нежели облегчит работу.
Подробно про технологию написания регламентов будет отдельный пост чуть позже.
2. Презентация и обучение.
Для начала, очертим круг людей, которые должны следовать регламенту. Это может быть 1 человек, сотрудники отдела или вообще весь персонал компании.
Собираем пользователей (зум, собрание, созвон в телеграме, зависит от важности о объема регламента), обозначаем зачем вообще разработан этот документ, какую цель хотим достичь и подробно объясняем суть (порядок действий, правила и т.д., описанные в регламенте).
И не забывайте, что вы тоже можете ошибаться. Может быть то, что вы написали в регламенте, действительно не удобно или не правильно или уже есть более эффективные подходы к решению вопроса. Будьте открыты к диалогу, умные сотрудники подскажут, как сделать регламент еще совершеннее. Важно слышать конструктивную критику и спокойно, но жестко обрубать прямой саботаж. Наверняка услышите "так делать долго и так нет времени" "и так нормально работаем" или что-то подобное. Это сопротивление изменениям и это нормально. Люди боятся что-то менять, новое всегда пугает.
Опыт показывает, что ответственные, осознанные сотрудники встречают регламенты супер позитивно, говоря "наконец-то будут правила, задолбал бардак". Кто кричит громче всех, тому страшнее всего - психология.
Придётся отработать возражения (а как без этого).
В конце обязательно соберите короткую обратную связь на тему "как поняли, как теперь делаем". Пусть выскажется каждый. Сверяем картину мира и корректируем тех, кто не верно понял.
На этом этапе важно определиться: будете ли вы штрафовать за нарушение регламентов или нет?! Если да, обязательно сразу говорите об этом сотрудникам. Тогда, стоит сделать испытательный период без штрафов, чтобы сотрудники адаптировались к регламенту и начали его безболезненно выполнять. Ведь наша задача не отнять деньги у людей, а сделать, чтобы они работали по правилам.
Если штрафов не предвидится, то делаем бонусы. На мой, субъективный взгляд, такой подход конструктивнее, хотя больше зависит от модели управления компанией. В любом случае, оставлять регламенты без мотивации - не самый хороший подход. Бонусы могут быть не только $, но и мелкие поощрения (как всегда: билеты в кино, театр, обед в ресторане и т.д.)
В любом случае, задача руководителя продать сотрудникам идею работы по правилам. Объяснить, что работать в хаосе это путь вникуда, что компания хочет расти и развиваться, а масштабировать хаос - это утопия. Идеальный результат, если сотрудники прониклись такой стратегией, а не когда вы прожали силой их волю и они согласились с кислыми лицами.
Разработка и описание
На этом этапе анализируем ситуацию, которую описывает регламент, планируем и описываем порядок действий сотрудников.
Важно чётко фиксировать цель регламента. Что произойдет (или не произойдет), если сотрудники будут действовать, исходя из созданных правил. Регламент без цели скорее демотивирует команду, нежели облегчит работу.
Подробно про технологию написания регламентов будет отдельный пост чуть позже.
Важно чётко фиксировать цель регламента. Что произойдет (или не произойдет), если сотрудники будут действовать, исходя из созданных правил. Регламент без цели скорее демотивирует команду, нежели облегчит работу.
Подробно про технологию написания регламентов будет отдельный пост чуть позже.
Презентация и обучение
Для начала, очертим круг людей, которые должны следовать регламенту. Это может быть 1 человек, сотрудники отдела или вообще весь персонал компании.
Собираем пользователей (зум, собрание, созвон в телеграме, зависит от важности о объема регламента), обозначаем зачем вообще разработан этот документ, какую цель хотим достичь и подробно объясняем суть (порядок действий, правила и т.д., описанные в регламенте).
И не забывайте, что вы тоже можете ошибаться. Может быть то, что вы написали в регламенте, действительно не удобно или не правильно или уже есть более эффективные подходы к решению вопроса. Будьте открыты к диалогу, умные сотрудники подскажут, как сделать регламент еще совершеннее. Важно слышать конструктивную критику и спокойно, но жестко обрубать прямой саботаж. Наверняка услышите "так делать долго и так нет времени" "и так нормально работаем" или что-то подобное. Это сопротивление изменениям и это нормально. Люди боятся что-то менять, новое всегда пугает.
Опыт показывает, что ответственные, осознанные сотрудники встречают регламенты супер позитивно, говоря "наконец-то будут правила, задолбал бардак". Кто кричит громче всех, тому страшнее всего - психология.
Придётся отработать возражения (а как без этого).
В конце обязательно соберите короткую обратную связь на тему "как поняли, как теперь делаем". Пусть выскажется каждый. Сверяем картину мира и корректируем тех, кто не верно понял.
На этом этапе важно определиться: будете ли вы штрафовать за нарушение регламентов или нет?! Если да, обязательно сразу говорите об этом сотрудникам. Тогда, стоит сделать испытательный период без штрафов, чтобы сотрудники адаптировались к регламенту и начали его безболезненно выполнять. Ведь наша задача не отнять деньги у людей, а сделать, чтобы они работали по правилам.
Если штрафов не предвидится, то делаем бонусы. На мой, субъективный взгляд, такой подход конструктивнее, хотя больше зависит от модели управления компанией. В любом случае, оставлять регламенты без мотивации - не самый хороший подход. Бонусы могут быть не только $, но и мелкие поощрения (как всегда: билеты в кино, театр, обед в ресторане и т.д.)
В любом случае, задача руководителя продать сотрудникам идею работы по правилам. Объяснить, что работать в хаосе это путь вникуда, что компания хочет расти и развиваться, а масштабировать хаос - это утопия. Идеальный результат, если сотрудники прониклись такой стратегией, а не когда вы прожали силой их волю и они согласились с кислыми лицами.
Собираем пользователей (зум, собрание, созвон в телеграме, зависит от важности о объема регламента), обозначаем зачем вообще разработан этот документ, какую цель хотим достичь и подробно объясняем суть (порядок действий, правила и т.д., описанные в регламенте).
И не забывайте, что вы тоже можете ошибаться. Может быть то, что вы написали в регламенте, действительно не удобно или не правильно или уже есть более эффективные подходы к решению вопроса. Будьте открыты к диалогу, умные сотрудники подскажут, как сделать регламент еще совершеннее. Важно слышать конструктивную критику и спокойно, но жестко обрубать прямой саботаж. Наверняка услышите "так делать долго и так нет времени" "и так нормально работаем" или что-то подобное. Это сопротивление изменениям и это нормально. Люди боятся что-то менять, новое всегда пугает.
Опыт показывает, что ответственные, осознанные сотрудники встречают регламенты супер позитивно, говоря "наконец-то будут правила, задолбал бардак". Кто кричит громче всех, тому страшнее всего - психология.
Придётся отработать возражения (а как без этого).
В конце обязательно соберите короткую обратную связь на тему "как поняли, как теперь делаем". Пусть выскажется каждый. Сверяем картину мира и корректируем тех, кто не верно понял.
На этом этапе важно определиться: будете ли вы штрафовать за нарушение регламентов или нет?! Если да, обязательно сразу говорите об этом сотрудникам. Тогда, стоит сделать испытательный период без штрафов, чтобы сотрудники адаптировались к регламенту и начали его безболезненно выполнять. Ведь наша задача не отнять деньги у людей, а сделать, чтобы они работали по правилам.
Если штрафов не предвидится, то делаем бонусы. На мой, субъективный взгляд, такой подход конструктивнее, хотя больше зависит от модели управления компанией. В любом случае, оставлять регламенты без мотивации - не самый хороший подход. Бонусы могут быть не только $, но и мелкие поощрения (как всегда: билеты в кино, театр, обед в ресторане и т.д.)
В любом случае, задача руководителя продать сотрудникам идею работы по правилам. Объяснить, что работать в хаосе это путь вникуда, что компания хочет расти и развиваться, а масштабировать хаос - это утопия. Идеальный результат, если сотрудники прониклись такой стратегией, а не когда вы прожали силой их волю и они согласились с кислыми лицами.
Будьте открыты к диалогу, умные сотрудники подскажут, как сделать регламент еще совершеннее
Внедрение и контроль
После п.2 сажаем сотрудников "под лупу" на предмет исполнения регламента. Отпустить в свободное плавание, в большинстве случаев, не работает. Самые ответственные будут выполнять указания, другие от случая к случаю, саботажники забудут о регламенте через 5 минут.
Назначаем контролера и срок контроля (если регламент не сложный 1-2 недели достаточно). Внутри срока ставим 2-3 контрольные точки, когда контролер отчитывается о выполнении регламента командой. Если, к концу срока контроля, обнаруживаем нарушения - собираем новое собрание, выясняем что непонятно, почему не делают, как описано.
Ещё раз подробно объясняем, продаем важность работы по регламенту и отпускаем на второй испытательный срок.
Цикл повторяется, контролер следит за ошибками. Если регламент прижился, сотрудники выполняют его корректно - отпускаем в свободное плавание до выявления отклонений.
А, если ошибки повторяются, то:
После нескольких итераций команда привыкнет к методике и будет спокойно относиться к новым регламентам. А вы встанете на путь систематизации компании без давления и сопротивления.
Назначаем контролера и срок контроля (если регламент не сложный 1-2 недели достаточно). Внутри срока ставим 2-3 контрольные точки, когда контролер отчитывается о выполнении регламента командой. Если, к концу срока контроля, обнаруживаем нарушения - собираем новое собрание, выясняем что непонятно, почему не делают, как описано.
Ещё раз подробно объясняем, продаем важность работы по регламенту и отпускаем на второй испытательный срок.
Цикл повторяется, контролер следит за ошибками. Если регламент прижился, сотрудники выполняют его корректно - отпускаем в свободное плавание до выявления отклонений.
А, если ошибки повторяются, то:
- штрафуем, если это было оговорено заранее
- лишаем бонусов, если нет штрафов.
После нескольких итераций команда привыкнет к методике и будет спокойно относиться к новым регламентам. А вы встанете на путь систематизации компании без давления и сопротивления.
Другие статьи про системный бизнес