Что такое организующая схема и зачем она бизнесу?

Звучит очень похоже, но есть ли какая-то разница?
Есть, это 2 разных инструмента управления с разным потенциалом.
Орг. структура компании это такая блок-схема, в которой отражены:

• Департамент
• Отделы
• Должности
• Линии подчинения (кто кому подчиняется).

Такая структура показывает текущую организацию компании, но управлять чем-либо с её помощью проблематично. Особенно в небольших компаниях все и так знают кто руководитель отдела, а кто работает в этом отделе на линейных позициях. Формализация всегда лучше, чем её отсутствие, тем не менее в этом контексте структура компании ничего особо не даёт с точки зрения управления.

Обычно структура составлена в экселе или простом графическом редакторе и лежит где-то в отделе персонала или в совместном хранилище и мало кто к ней обращается.

Несмотря на то, что звучит идентично "орг. схеме", это совсем другой инструмент управления!
Главная идея заключается в том, что помимо самой структуры компании, схема наполнена функциями, которые выполняют сотрудники в каждом отделе, на каждой должности.

Но об этом чуть позже.

Схема составлена, исходя из главного бизнес-процесса компании и не просто отражает департаменты отделы и подчинение, а показывает последовательность функций, которые необходимо выполнять для получения ценного конечного продукта (ЦКП) (о нём чуть позже).

За каждой функцией закреплен ответственный и прописан ЦКП (ценный, конечный продукт) - результат деятельности сотрудника, взявшего ответственность за функцию.

Представьте, что вы заходите в отдел вашей компании (пусть будет отдел маркетинга), в руках у вас пачка бумаги и на каждом листе написана только одна функция.

• Разработка сайта
• Рекламные компании
• Разработка коммерческого предложения
• Ведение соц. сетей

и т.д.
В отделе за столом сидят все сотрудники отдела и вы, доставая один за другим лист из пачки, передаёте каждую функцию ответственному. За это отвечает маркетолог, за это трафик-менеджер, за это SMM менеджер.
Таким образом, все функции распределяются и закрепляются за должностями.
К тому же, после закрепления функции за должностью, в функцию добавляется фамилия ответственного сотрудника (или нескольких) и все в компании видят кто отвечает за неё отвечает.

В итоге: на одном экране вы видете карту деятельности вашей компании, описывающую абсолютно все функции.

Погружаемся глубже.

аоаоа

В каждой функции закрепляется продукт (или ценный конечный продукт) - результат, который компания ожидает увидеть от сотрудника, когда тот взял на себя ответственность за функцию.

Сотрудник выполняет функцию, делает какую-то работу и компания хочет получить конкретный результат. Но, проблема заключается в том, что если такой продукт не описан и не согласован, сотрудник может по-своему интерпретировать результат. На предыдущем месте работы от этой должности требовали другое, да и вообще, у сотрудника, как у профессионала своего дела, есть своё представление о том, что и как нужно делать на этой должности.

Задача организующей схемы точно показать сотруднику что именно от него ждёт компания и что является конечным результатом его деятельности.
Если в компании есть корректно разработанная, актуальная схема, то каждый сотрудник в любой момент может сверить собственное понимание результата работы своей должности.

А HR-менеджер в рамках адаптации или даже на этапе собеседования, может подвести новичка к орг. схеме, показать, какой функционал от него будет требоваться и какой результат от него ожидает компания.
Аббревиатура ЦКП означает:
"Ценный" - продукт представляет ценность для компании
"Конечный" - продукт предоставлен в итоговом, финальном виде и не требует доработки
"Продукт" - результат деятельности сотрудника.

Много вопросов возникает в компаниях по поводу составляющей "конечный". Очень часто неопытные руководители пренебрегают этим важный параметром, позволяя сотруднику производить не финальный продукт.

Пример: ЦКП Хантера - выполненный план по выручке от новых клиентов.
Хантер вёл весь месяц клиента, отправил финальное КП, провёл несколько раундов переговоров, но договор не подписан, сделка не согласована. Менеджер приходит к РОП-у, объясняет ситуацию, а РОП вместо того, чтобы разработать стратегию и скоординировать действия сотрудника, показывает "кто тут папа", влезает в переговоры и закрывает сделку.
Деньги в кассе, договор подписан.
Какой продукт произвел Хантер? Точно не конечный. За ним пришлось "доделывать". Ещё хорошо, если Хантер в таком случае получил меньший бонус, но часто незаконченность продукта вообще не влияет на мотивацию.

Если ситуация повторяется из раз в раз, сотрудник привыкает к тому, что можно предоставить не финальный результат и это не порицается, на это закрывают глаза.

Продукт - базовый элемент орг. схемы, который вносит ясность в деятельность всей команды и добавляет осознанности в работу.

Несмотря на то, что звучит идентично "орг. схеме", это совсем другой инструмент управления!
Главная идея заключается в том, что помимо самой структуры компании схема наполнена функциями, которые выполняют сотрудники в каждом отделе, на каждой должности.

Но об этом чуть позже.

Схема составлена, исходя из главного бизнес-процесса компании и не просто отражает департаменты отделы и подчинение, а показывает последовательность функций, которые необходимо выполнять для получения ценного конечного продукта (ЦКП).

Сложно? Разбираемся.

Представьте, что вы планируете департаменты, которые необходимы вашей компании для того, чтобы она бесперебойно работала и развивалась (классически таких департаментов 7 и все они нужны любой компании).
Пройдемся по верху:

• Административный - будет заниматься всеми админ. вопросами
• Персонал - всё, что связано с людьми
• Коммерческий - привлекает клиентов и совершает продажи
• Финансовый - обрабатывает все финансы (собирает, тратит, учитывает)
• Производственный (технический) - занимается всем, что связано с предоставлением услуги/товара клиентам
• Качества - проверяет качество продукта, сервиса, удовлетворенность клиентов
• Развитие - двигает компанию вперёд, согласно поставленных планов по развитию

Подумайте, все ли из этих департаментов нужны вашей компании? Скорее всего, все.
Если нет, то в вашем бизнесе есть "специфическая специфика", над которой стоит поработать.