Кейс: разработка организующей схемы сети ломбардов
Сеть ломбардов в Казахстане
Сеть ломбардов в Казахстане
О компании:
Локация: сеть ломбардов в Казахстане
Основная деятельность: микрофинансы
Штат: 90 сотрудников, 2 владельца, филиалы в 4-х городах
Основная деятельность: микрофинансы
Штат: 90 сотрудников, 2 владельца, филиалы в 4-х городах
Начало работы
1
Зум встреча
Клиент оставил заявку на разработку орг. структуры. На встрече обсудили текущую ситуацию
2
Презентация
В презентации по пожеланию клиента указал кейсы из похожих тематик
3
Заключаем договор
Приступаем к работе над проектом
4
Запуск проекта
С какой задачей пришел клиент: необходимо настроить правильное развитие филиальной сети. Привести в порядок управленческие вопросы, чтобы они были понятными. Распределить ответственность.
Исходные данные: в компании мало руководителей, многие управленческие задачи владельцы решают самостоятельно.
Старт проекта
Создавать орг. структуру будем в сервисе Platrum.ru.
Подготовил данные сотрудников, привёл к единой форме, добавил в платформу.
Отделение персонала и коммуникаций
В компании есть руководитель отдела персонала и 3 менеджера по персоналу.
Некоторые функции централизованы, некоторые децентрализованы.
Найм сотрудников осуществляется из главного офиса компании. Адаптацию новичков и подготовку новых рабочих мест проводят сотрудники в городах.
Распределил эти функции и отразил на структуре.
Большое внимание в компании уделяется инструментам систематизации, необходимым для масштабирования.
Должностные инструкции и папки сотрудников проработаны до мелочей. В том числе описана технология работы экспертов в точках, правила оценки залогового имущества, выдачи займов и многое другое. Это позволяет быстро включать в работу новый персонал.
Обсудили и внесли на схему функции по оценке эффективности работы команды, улаживание этических ситуаций.
1 зум 3 часа.
16 функций.
Некоторые функции централизованы, некоторые децентрализованы.
Найм сотрудников осуществляется из главного офиса компании. Адаптацию новичков и подготовку новых рабочих мест проводят сотрудники в городах.
Распределил эти функции и отразил на структуре.
Большое внимание в компании уделяется инструментам систематизации, необходимым для масштабирования.
Должностные инструкции и папки сотрудников проработаны до мелочей. В том числе описана технология работы экспертов в точках, правила оценки залогового имущества, выдачи займов и многое другое. Это позволяет быстро включать в работу новый персонал.
Обсудили и внесли на схему функции по оценке эффективности работы команды, улаживание этических ситуаций.
1 зум 3 часа.
16 функций.
Коммерческое отделение
Маркетинг
Компания использует различные инструменты онлайн и офлайн рекламы и маректинга.
Маркетолога в компании нет, функции делят между собой один из владельцев и IT специалист. На орг. схеме видна загрузка владельца в этом отделении, он глубоко погружен в операционную работу и отвечает за несколько трудоёмких функций.IT специалист занимается техническими вопросами: ведением и наполнением сайта, email рассылками и т.д.
Исследованием рынка и целевой аудитории, формированием смыслов занимается владелец.
В компании есть SMM менеджер, который ведёт соц. сети. Но генерация контента происходит при непосредственном участии собственника.
Компании требуется маркетолог.
В процессе общения выяснили, что есть крупный конкурент с проработанным позиционирование и УТП.
Фирменный стиль, оформление точек и слоганы конкурента привлекают клиентов.
Выписал маркетинговые функции, разработал ЦКП, добавил ответственных. Схема показывает над чем нужно работать в маркетинге.
Продажи
На орг. структуру добавил все филиалы (всего 48) с разбивкой по городам присутствия. В каждое отделение добавлен руководитель и сотрудники с должностями. Описан ЦКП каждой должности и отделения.
В некоторых филиалах расположились профильные сотрудники, например Эксперт по оценке автомобилей.
Директора по продажам, отвечающего за весь отдел, в компании нет, руководит один из владельцев.
Добавил несколько управленческих функций для руководителя (планирование продаж, анализ показателей и т.д.) и несколько support функций.
Например, нет ответственного за базу клиентов - один из главных активов компании.
Добавил в отдел продаж функции контроля качества. В компании есть ревизоры и тайные покупатели. Ревизор проверяет работу сотрудников филиалов по чек-листу. Тайный покупатель периодически проверяет уровень сервиса со стороны Клиентов.
1 зум 2,5 часа.
14 функций.
В некоторых филиалах расположились профильные сотрудники, например Эксперт по оценке автомобилей.
Директора по продажам, отвечающего за весь отдел, в компании нет, руководит один из владельцев.
Добавил несколько управленческих функций для руководителя (планирование продаж, анализ показателей и т.д.) и несколько support функций.
Например, нет ответственного за базу клиентов - один из главных активов компании.
Добавил в отдел продаж функции контроля качества. В компании есть ревизоры и тайные покупатели. Ревизор проверяет работу сотрудников филиалов по чек-листу. Тайный покупатель периодически проверяет уровень сервиса со стороны Клиентов.
1 зум 2,5 часа.
14 функций.
Компании требуется маркетолог. Это видно по функциям на орг. схеме
Финансовое отделение
Встречу проводил в владельцами и Главным бухгалтером.
Финансами занимается Финансист, Главный бухгалтер и несколько Бухгалтеров.
Большинство финансовых функций идентичны для всех компаний.
"Оплаты контрагентам", "Выплаты заработной платы", "Дебиторская задолженность", "Авансовые отчёты" и т.п.
Расставил ответственных, объяснил владельцам ЦКП каждой функции.
Описал функции, связанные с взаимодействием с кредитными организациями. Компания активно пользуется банковскими продуктами. Здесь мониторинг выгодных предложений, отслеживание задолженностей, пролонгация договоров и т.д.
В функциях, связанных с учётом разделили между Бухгалтерами юр. лица, за которые они отвечают по бухгалтерским отчётам и оплате налогов.
Финансового директора в компании нет. Исполняет обязанности один из владельцев. Поставили его фамилию и отметили красным (обратить внимание).
Финансовое отделение работает достаточно чётко и организовано. Орг. структура получилась стройной, перекосы в работе практически отсутствуют.
1 зум 2,5 часа.
26 функций.
Техническое отделение
Предоставление услуги клиенту - оценка имущества и выдача займа.
На орг. схему добавил 12 функций.Есть функции, связанные с сервисом. Например: у компании есть мобильное приложение, в котором можно пролонгировать договора, не приходя в отделение. В приложении приходят sms и push уведомления в дату платежа.
Важные функции связаны с оценкой залогового имущества. Процесс ответственный а от результата напрямую зависит прибыль компании.
Описал функции приёма, учёта и хранения залогового имущества и документального оформления.
Техническое отделение получилось небольшим, но на орг. схеме чётко отражены все производимые функции, расставлены ответственные, описаны ЦКП.
1 зум 2,5 часа.
16 функций.
Разработать организующую схему
Оставьте заявку, мы свяжемся и обсудим создание организующей схемы для вашей компании
Создать схему компании
Во главе отделения - один из владелецев. Задачи забирают большое количество внимания и времени
Отделение качества
Компания очень пристально следит за качеством предоставления услуг Клиентам.
Как говорили ранее, в компании есть тайные покупатели, которые постоянно инспектируют филиалы.
Вся информация собирается в чек-листы проверок, на основании которых анализируется уровень удовлетворенности Клиентов.
В компании есть call-центр. Специалисты прозванивают Клиентов в том числе для проверки качества оказания услуг, собирают обратную связь, выявляют спорные ситуации и улаживают их. А также, мониторят отзывы в интернете и общаются со всеми Клиентами, у которых сложилось негативное впечатление о компании.
Качество работы сотрудников с точки зрения выполнение внутренних стандартов и регламентов контролируют ревизоры.
Все функции отразил на орг. структуре, разработал ЦКП. Работа компании над контролем качества впечатляет. Много внимания уделяется лояльности Клиентов и соблюдению внутренних документов.
Повышение квалификации и профессиональный рост сотрудников.
В компании большое внимание уделяется обучение сотрудников и профессиональному росту. Отдельного сотрудника, отвечающего за эту область работы, в компании пока нет. Функции выполняют менеджеры по персоналу.
Хотя, с учётом количества сотрудников, задачи по обучению достаточно объемные.
Описал функции, которые должна выполнять компания по внешнему и внутреннему обучению.
Активно используется наставничество, как метод передачи компетенций от опытных сотрудников новичкам.
В компании большое количество обучающих материалов. Разместил на орг. схеме, назначил ответственного.
Совершенствование.
Задачи связанные с совершенствованием на сегодняшний день выполняются фрагментарно, нежели спланировано и системно.
Компания периодически внедряет новые инструменты для повышения качества сервиса. Например, недавно разработано мобильное приложение.
Чтобы построить конвейер по совершенствованию, внес несколько функций на орг. схему, которые предстоит вживить в ежедневную работу.
Создали совет по качеству, в который вошли владельцы и несколько топовых сотрудников.
Назначил ответственного за сбор данных по качеству для разработки программ улучшения компании.
1 зум 2,5 часа.
14 функций.
Как говорили ранее, в компании есть тайные покупатели, которые постоянно инспектируют филиалы.
Вся информация собирается в чек-листы проверок, на основании которых анализируется уровень удовлетворенности Клиентов.
В компании есть call-центр. Специалисты прозванивают Клиентов в том числе для проверки качества оказания услуг, собирают обратную связь, выявляют спорные ситуации и улаживают их. А также, мониторят отзывы в интернете и общаются со всеми Клиентами, у которых сложилось негативное впечатление о компании.
Качество работы сотрудников с точки зрения выполнение внутренних стандартов и регламентов контролируют ревизоры.
Все функции отразил на орг. структуре, разработал ЦКП. Работа компании над контролем качества впечатляет. Много внимания уделяется лояльности Клиентов и соблюдению внутренних документов.
Повышение квалификации и профессиональный рост сотрудников.
В компании большое внимание уделяется обучение сотрудников и профессиональному росту. Отдельного сотрудника, отвечающего за эту область работы, в компании пока нет. Функции выполняют менеджеры по персоналу.
Хотя, с учётом количества сотрудников, задачи по обучению достаточно объемные.
Описал функции, которые должна выполнять компания по внешнему и внутреннему обучению.
Активно используется наставничество, как метод передачи компетенций от опытных сотрудников новичкам.
В компании большое количество обучающих материалов. Разместил на орг. схеме, назначил ответственного.
Совершенствование.
Задачи связанные с совершенствованием на сегодняшний день выполняются фрагментарно, нежели спланировано и системно.
Компания периодически внедряет новые инструменты для повышения качества сервиса. Например, недавно разработано мобильное приложение.
Чтобы построить конвейер по совершенствованию, внес несколько функций на орг. схему, которые предстоит вживить в ежедневную работу.
Создали совет по качеству, в который вошли владельцы и несколько топовых сотрудников.
Назначил ответственного за сбор данных по качеству для разработки программ улучшения компании.
1 зум 2,5 часа.
14 функций.
Построенная система обучения и повышения квалификации сотрудников - важнейшая задача для систематизации и масштабирования компании
Отделение развития
Разработал функции для отдела PR.
Поскольку рынок очень конкурентный, компания должна постоянно работать над узнаваемостью и лояльностью к бренду целевой аудитории.Обсудили с владельцами способы воздействия на рынок, которые сформируют в головах потенциальных клиентов положительный имидж компании.
Важнейшая функция: работа с отзывами.
Этот процесс в компании уже построен, назначен ответственный.
Отзывы на разных площадках постоянно мониторятся. Негативные отзывы обрабатываются, с недовольными Клиентами связывается ответственный для улаживания ситуации.
Компания масштабируется путём открытия новых филиалов в городах. Количество новых филиалов описано в стратегии на год.
Внес функции, связанные с открытие новых филиалов на орг. структуру, назначили ответственных.
Ещё одно важнейшее направление развития - работа с партнерами. Цель - создать большую партнерскую сеть, откуда постоянно приходят новые Клиенты.
Сейчас таких партнеров несколько. В базе есть Клиенты, которые пришли от партнеров и воспользовались услугами компании.
Нужно развивать это направление, работать над привлечением новых партнеров, разрабатывать мотивирующие, взаимовыгодные условия, стимулировать партнеров приводить больше клиентов, обучать партнеров. Задач большое количество.
Сделали мозговой штурм. Нагенерили идей по созданию партнерской сети.
Функции добавлены на орг. структуру, ЦКП описаны, ответственные назначены. Владельцы увидели большой потенциал в этой работе.
Цель - создать большую партнерскую сеть, откуда постоянно приходят новые Клиенты
Административное отделение
Функции собственника.
В административном отделении описали функции учредителей компании. Стратегический маркетинг, построение, создание технологии работы, управление финансовыми активами и т.д.
В этом же отделении располагаются юридическая служба, служба безопасности и охраны. Описал подробно функции и ЦКП каждой из служб.
В юридической службе компании большое количество функций, поскольку деятельность сильно связана с юр. сопровождением сделок.
Добавил на структуру сотрудников службы генерального директора: водителя, личных помощников, ассистента.
1 зум на 2 часа.
17 функций
В административном отделении описали функции учредителей компании. Стратегический маркетинг, построение, создание технологии работы, управление финансовыми активами и т.д.
В этом же отделении располагаются юридическая служба, служба безопасности и охраны. Описал подробно функции и ЦКП каждой из служб.
В юридической службе компании большое количество функций, поскольку деятельность сильно связана с юр. сопровождением сделок.
Добавил на структуру сотрудников службы генерального директора: водителя, личных помощников, ассистента.
1 зум на 2 часа.
17 функций
Завершение проекта
Итоги разработки организующей схемы:
- Владельцы сильно погружены в операционные задачи
- Компании необходим маркетолог
- Некоторые функции не выполняются никем, требуется нанять новых сотрудников или перераспределить функции
- Есть сотрудники, выполняющие разнородные функции. Требуется корректировка
- Некоторые руководители выполняют большое количество линейных функций
Выйти из операционки = видеть себя на орг. схеме только в функциях собственника.
Хотите обсудить разработку организующей схемы для вашей компании?
Создадим орг. схему вашей компании с учётом специфики бизнеса
Создать схему компании
