Ранее компания занималась продажей недвижимости на рынке Турции.
Следующим этапом развития стала покупка франшизы и запуск агентства недвижимости в трех регионах России: Москва, Краснодар и Тюмень.
Владелец обратился за разработкой организующей схемы, поскольку в пакете от держателя франшизы этому управленческому инструменту уделено недостаточно внимания: есть некая концептуальная структура без описания функций и ценного конечного продукта, где описаны отделы, руководители отделов и линейные сотрудники, работающие в этих отделах.
Собственник указал на то, что такая структура не позволяет управлять компанией и распределять зоны ответственности сотрудников, нашел в интернете кейс разработки организующей схемы другого агентства, отвечающий потребностям его бизнеса и позволяющий со временем выйти из операционного управления.
На сегодняшний день компания находится на самом старте: работает всего 15 сотрудников. Именно на этом этапе владелец решил разработать орг. схему, чтобы сразу подготовить компанию к масштабированию, поскольку рост агентства недвижимости происходит за счет увеличения количества сотрудников отдела продаж.

Старт проекта

Для синхронизации информационного поля, с собственником коротко проговорили главные тезисы технологии разработки организующей схемы.
Обсудили способ сборки департаментов и отделов внутри департаментов, что такое ценный конечный продукт отдела, должности, функции и ЦКП компании, и чем они отличаются друг от друга.
Владелец тезисно рассказал о том, как на сегодняшний день работает бизнес, о том, какие направления организованы достаточно хорошо, где организация хромает или отсутствует.
Обсудили стратегию добавления функций, которые компания отдает на аутсорсинг, например, на сегодняшний день, большая часть маркетинговых функций отдана на аутсорсинг стороннему подрядчику.
Такие функции обязательно должны быть прописаны на организующей схеме, но добавлять подрядчиков мы не будем, поскольку тогда получится не орг. схема компании, а некая карта подрядчиков.
Всегда в компании есть ответственный за работу того или иного подрядчика, это сотрудник, который ставит задачи, контролирует результаты, вносит корректировки, принимает работу подрядчика и так далее.
Именно такого сотрудника мы и будем ставить в функции, которые отданы на сегодняшний день на аутсорс.

Коммерческий департамент

Приступаем к разработке организующей схемы с самого большого отделения компании - коммерческого департамента.

Направление маркетинга

Поскольку компания работает по франшизе, часть маркетинговых функций выполняет владелец франшизы. Некоторые маркетинговые функции собраны в франшизе для того, чтобы франчайзи могли их быстро распаковать и применять в своей компании. А ещё одну часть функций, в основном касающуюся лидогенерации, франчайзи должен выстроить самостоятельно.
Направление маркетинга разделили на три отдела:

• отдел маркетинга;
• отдел лидогенерации;
• отдел соцсетей.

Задача отдела маркетинга - выполнять маркетинговые функции в широком смысле этого слова. Основными функциями являются анализ рынка и формирование целевой аудитории, анализ конкурентов и проработка пути клиента, разработка коммерческих предложений и другие функции, которые должен выполнять маркетолог. Каждой из этих задач прописали ценный конечный продукт. На сегодняшний день выделенного маркетолога в компании нет, эти функции выполняет сам владелец, поэтому разместили его фамилию.

Отдел лидогенерации

Этот отдел полностью передан на аутсорсинг стороннему подрядчику - маркетинговому агентству. Продуктом этого отдела является выполненный план по количеству целевых прогретых лидов. Для того, чтобы этот продукт был произведен, добавили функции по разработке квизов и лендингов, создание контента для сайта рекламных компаний, функции по работе с агрегаторами, маркетинговыми компаниями, такими, как таргетированная реклама в соцсетях, контекстная реклама, СЕО – продвижение, а также добавили аналитические функции для сбора данных по результатам работы различных каналов привлечения трафика. За все эти функции отвечает аутсорсный подрядчик, при этом его работу полностью контролирует сам собственник компании. Поэтому после того как каждую функцию прикрепили к соответствующим должностям: проект - менеджер, контент – менеджер, менеджер по агрегаторам, таргетолог, директолог и так далее, в эти функции закрепили ответственным руководителя компании.

Отдел соцсетей

На сегодняшний день компания практически не ведёт деятельность в этом направлении, при этом владелец отметил, что это важнейшая задача, которую необходимо систематизировать. Поэтому описали функцию по ведению соцсетей за которую отвечает СММ – менеджер, по созданию контента, где ответственный - контент-менеджер, которому подчиняется фотограф, видеограф и копирайтер, а так же функцию по проведению вебинаров и прямых эфиров, коллабораций с блогерами и так далее. На сегодняшний день ответственных за эти функции не нашлось, поэтому разместив их на орг. схеме, закрепив за должностями, прописав ценный конечный продукт, оставили их пустыми для того, чтобы владелец обратил внимание отсутствие работы в отделе соцсетей и необходимость ее выстраивания с нуля.
За все направление маркетинга отвечает сотрудник в должности директора по маркетингу, и в этой должности также разместили ответственным владельца компании, отметив его фамилию красным маркером.

При создании орг. схемы фамилии ответственных всегда отмечаем двумя разными цветами - красным и синим. Красный цвет означает, что сотрудник выполняет функцию, не свойственную его должности, которую не должен выполнять, которая досталась ему исторически. То есть, в этих зонах распределение функций произведено неверно. Синим отмечаем те функции, в которых сотрудники выполняют свои обязанности верно, в соответствии с той должностью, на которой они работают.
Таким образом, на орг. схеме чётко видно в каких отделах компании функции между сотрудниками распределены верно, а в каких есть управленческие недостатки.

За направление продаж отвечает директор по продажам. И это самое большое направление деятельности компании, в котором работает самое большее количество сотрудников.
Выдели отдельно направление продаж – новостройки под руководством директора по продаже новостроек. Внутри направления сформировали три отдела: отделы продаж новостроек в Москве, Тюмени и Краснодаре.
Так же в направление продаж добавили отделы:

• отдел продаж вторичной недвижимости;
• отдел продаж подрядов загородной недвижимости;
• отдел продаж готовых объектов загородной недвижимости;
• отдел кросс - услуг;
• отдел аренды;
• отдел аналитики, маркетинга и продаж.

Таким образом все продажи делятся на различные отделы в соответствии с тем или иным типом недвижимости, который продает компания.

Направление продаж новостройки

Описали функции по продажам новостроек, за которые отвечает брокер по недвижимости. Также в эти отделы добавили функции по сбору дебиторской задолженности от застройщиков, ведение базы клиентов в CRM-системе, разработку подборов объектов для клиентов, подписание договоров с застройщиками, страхование объектов и другие важные функции отдела продаж.
На сегодняшний день в компании есть десять брокеров по продаже новостроек. Все они работают в отделе продаж города Тюмень. Добавили их в этот отдел, закрепив за соответствующими функциями. Отделы продаж в городе Москва и в городе Краснодар сформированы на будущее и будут запущены до конца текущего года.

Отдел продаж вторичной недвижимости

В этом отделе работает менеджер отдела продаж вторичного рынка и его функция отличается от брокеров по новостройкам. В этом отделе важно было выделить функции по работе с продавцом и покупателем объекта недвижимости, а также генерации личных лидов. Если в новостройках лиды брокерам передаёт отдел маркетинга, то в отделе продаж вторичной недвижимости менеджер должен сам генерировать личные лиды, подыскивая продавцов объектов, которые готовы сотрудничать с агентством. Также добавили функции по сбору документов от продавца и покупателя, регистрации сделок, подписанию договора на услуги и договора о задатке. Для размещения объектов на площадках выделили отдельного ассистента менеджера, который будет полностью подготавливать контент по объекту, размещать его в CRM-системе и на всех тематических площадках для генерации лидов. В отделе продаж вторичной недвижимости есть два сотрудника, добавили их на организующую схему.

Отдел продаж подрядов загородной недвижимости

Это новое направление деятельности, которое компания хочет протестировать.
Идея этого отдела заключается в том, что у компании есть клиенты, которые хотели бы купить загородную недвижимость, но не готовы подобрать земельный участок и построить дом с нуля. Компания предлагает свои услуги по поиску подходящего земельного участка, а также рекомендует проверенных подрядчиков, с которыми есть договорённости об агентских взаимоотношениях. И, таким образом, после приобретения земли передаёт клиента этому подрядчику, забирая агентскую комиссию.
Описали функции этой деятельности, добавив соответствующий отдел. В этом отделе работают сотрудники на должности менеджера отдела продаж загородной недвижимости по подрядам. Все функции закрепили за этим постом, разработали ценный конечный продукт. На сегодняшний день в отделе сотрудников нет, их предстоит нанять в будущем.

Отдел продаж готовых объектов загородной недвижимости

В этом отделе работают сотрудники, которые подбирают для клиента готовые построенные объекты загородной недвижимости, то есть дома и коттеджи. Функция в этом отделе полностью идентична продаже вторичной недвижимости, за исключением того, что недвижимость, в данном случае, это не квартира, а загородный дом.
В этот отдел добавили менеджера отдела продаж готовых объектов загородной недвижимости, закрепили все функции за ним, прописали ценный конечный продукт. Также сотрудников в этом отделе пока нет, их предстоит нанять в будущем.

Отдел кросс-услуг

В отделе кросс-услуг собраны все дополнительные услуги, которые компания может предложить клиенту после продажи основного продукта, то есть самого объекта. Эти услуги связаны с кредитованием и другими финансовыми инструментами, продажей бытовых услуг, таких как дизайн, ремонт, мебель грузоперевозки, клининг и так далее.
Так же обсудили и добавили функцию по продаже страхования. В функции по кредитованию добавили ипотечного брокера, который отвечает за консультации клиентов по вопросам открытия ипотечного кредита, подготовки к сделке, проверки документов, подачи документов в банк и так далее.
В отделе кросс-услуг работает несколько разных сотрудников, поскольку продажа финансовых функций от продажи бытовых функций достаточно сильно отличается, как спецификой работы, так и компетенциями сотрудника, поэтому распределили функции корректно между разными должностями. На сегодняшний день в этом отделе работает один сотрудник, который отвечает за продажу финансовых функций. Добавили его фамилию, отметив синим маркером. Все остальные функции на сегодняшний день остаются пустыми и для того, чтобы запустить, требуется нанять сотрудников, которые будут за них отвечать.

Отдел аренды

Отдел аренды - ещё одно новое направление, которое на сегодняшний день не запущено. Написали функции по планированию продаж, ведению базы клиентов и объектов в CRM-системе. Описали функции менеджера по аренде, который отвечает за поиск арендаторов и объектов, ведение переговоров и подготовку всех необходимых документов, сбор комиссионных вознаграждений после завершения сделки. Размещение объектов на площадках также передали ассистенту менеджера, который будет полностью закрывать эту функцию для того, чтобы высвободить время менеджера. Для каждой функции прописали ценный конечный продукт. Сотрудников в этом отделе на сегодняшний день, пока нет.

Отдел аналитики, маркетинга и продаж

Этот отдел создали для того, чтобы на постоянной основе анализировать работу всех отделов продаж и отдела маркетинга. Это необходимо для принятия правильных управленческих решений на основании статистических данных. Прописали функции аналитики СММ, аналитики платных каналов рекламы и каналов органического трафика, а также аналитики продаж. Закрепили все функции за должностью "аналитик". Этого сотрудника в компании на сегодняшний день нет. Его необходимо нанять. Владелец отметил, что в упаковке франшизы об этом не сказано ни слова. При этом, для того, чтобы развивать маркетинг и продажи, эти функции жизненно необходимы. Иначе компания будет работать вслепую, не основываясь на твёрдых показателях, которых удалось достичь.

Выводы разработки схемы коммерческого департамента

На сегодняшний день в направлении маркетинга не хватает сотрудников, поскольку за часть функции отвечает сам собственник, тратя собственное время, а некоторые функции, например, соцсети, вовсе пока не запущены.
В направлении продаж расписали детально все отделы, которые нужно будет запустить компании. Владелец планомерно ведет работу в этом направлении, начав с продаж новостроек.
В запущенном на сегодняшний день отделе есть и руководитель и линейные сотрудники. Функции распределены верно.
Далее стратегия следующая: по расписанной организующей схеме владелец будет запускать один за другим отделы продаж, нанимая сотрудников.
Функционал и ценный конечный продукт уже готовы. Поэтому новый сотрудник сразу будет понимать, в какой отдел он приходит, какие задачи перед ним будут поставлены, каких результатов от него ждёт компания.

Департамент развития

Все ранее описанные департаменты и отделы относились к операционному управлению, это означает, что функции, которые ранее были рассмотрены, компания должна выполнять на ежедневной основе для того, чтобы вести свою деятельность. В департаменте развития собраны функции, которые не относятся к операционной деятельности, а необходимы для достижения стратегических планов по развитию бизнеса.
Для того, чтобы собрать эти функции обсудили с владельцем планы по развитию на ближайшие несколько лет. Исходя из этого, в департамент развития добавили:

• отдел PR;
• отдел открытия офисов в новых регионах и городах;
• отдел партнёрских продаж.

Отдел PR

Задача этого отдела работать над узнаваемостью компании и высокой лояльностью среди целевой аудитории. Иными словами, главный результат отдела PR заключается в том, чтобы потенциальная целевая аудитория знала о компании, у будущих клиентов было высокое доверие и, как только, у них возникнет потребность в услуге компании, они сразу же, первым делом, обратятся к нам.
Расписали функции, касающиеся работы со СМИ, организации участия в различных пиар-мероприятиях, коллаборации с лидерами мнений и другими компаниями в отрасли, функции, касающиеся работы со СМИ, работы над генерацией кейсов и сбором положительных отзывов от клиентов, а также с привлечением амбассадоров бренда и другие функции PR. За эти функции отвечает пиар-менеджер. На сегодняшний день в компании такого сотрудника нет, поэтому функции остаются без ответственного.

Отдел открытия офисов в новых регионах и городах

Поскольку компания работает по франшизе, то ее масштабированием является выход за пределы текущих регионов и приобретение франшизы на другие города. Для этого необходим отдел открытия офисов в новых регионах, чтобы этот отдел разрабатывал и контролировал финансовую модель открытия офиса в новом регионе, проводил тестирование новых регионов, когда компания совершает продажу в новом регионе ещё до открытия офиса. И только на основании успешного или неуспешного опыта продаж принимает решение о начале плотной работы в этом регионе. Далее - функция по открытию - запуску офиса в новом регионе: подбор помещений, ремонт, запуск офиса.
В этом же отделе собраны функции по аналитике результатов работы офиса в новом регионе. Задача этого отдела - не просто открыть офис в новом регионе, а некоторое время сопровождать его, замерять показатели и сверять фактические метрики с планируемыми. После того как офис выходит на плановые показатели, он передаётся в управление коммерческого директора.

Отдел партнёрских продаж

В любом агентстве недвижимости всегда есть партнерские продажи. Агентство и брокеры постоянно передают клиентов друг другу, если не могут закрыть их потребности и получают агентские. Для того, чтобы эта партнерская сеть росла, в департаменте развития создан отдел партнерских продаж. В нём будут работать сотрудники на позиции менеджер по работе с партнёрами, который отвечает за поиск и подключение новых партнёров, работу с действующими партнёрами, фиксацию клиентов от партнёров, проведение презентации по объектам и другую работу, которая должна быть выстроена системно для того, чтобы партнёрский отдел генерировал прибыль.

По поводу разработки организующей схемы департамента развития

Добавили три отдела, которые будут заниматься реализацией планов по развитию. Описали функции, прикрепили их к должностям и разработали ценный конечный продукт отдела и каждой функции. На сегодняшний день ни одного сотрудника, ни в одном отделе нет.

Административный департамент

Административный департамент необходим компании для управления деятельностью организации и согласованной деятельности по реализации планов всех департаментов. В административный департамент добавили офис владельца, где собраны функции собственника и несколько административных отделов таких, как:

• офис;
• айти - отдел;
• юридический отдел.

Офис владельца

В офисе владельца прописали функции, которые собственник оставляет за собой и их невозможно передать ни одному наёмному сотруднику. Это стратегическое управление - разработка стратегии, её реализация; стратегический маркетинг - создание продуктов и решений по рынкам, на которых работает компания; построение бизнеса, внедрение управленческих инструментов; создание описания успешной технологии работы компании, а также другие важнейшие функции владельца. Закрепили фамилию собственника в каждой из этих функций. Также в офис владельца добавили бизнес-ассистента, подробно описали его функции, поскольку прямо сейчас, собственник находится в поисках такого сотрудника. Поэтому он попросил максимально детально разобрать функционал этой должности, закрепили все функции в офисе владельца, прописали для каждой функции ценный конечный продукт. Теперь функционал сотрудника полностью готов и он может с ним подробно ознакомиться ещё на этапе собеседования.
Идеальная картина управления компании, к которой в итоге должен прийти владелец - это сделать так, чтобы его фамилия присутствовала только в функциях собственника, а все остальные функции на организующей схеме закрывали наёмные сотрудники.

Офис

В этом отделе располагается офис-менеджер со своими функциями. Очень часто функцию офис-менеджера путают и миксуют с секретарём, поэтому подробнейшим образом разложили функционал этого сотрудника. Добавили функции по приёму гостей, обеспечению офиса, поддержанию порядка в офисе компании, подготовке новых рабочих мест, взаимодействию с арендодателем и другие аналогичные функции. В компании есть один сотрудник на этой позиции, разместили его фамилию, отметив синим маркером.

Айти - отдел

Владелец указал, что на сегодняшний день айти - отдел является одной из самых больших болей. У компании огромное количество задач, связанных с айти. При этом системного администратора в штате нет, компания использует аутсорсного специалиста. Задачи решаются очень долго и не всегда качественно, что не устраивает владельца.
Прописали функции системного администратора, связанные с администрированием сайта компании, настройкой оборудования и оргтехники в офисе, обеспечением связи, интернета, видеонаблюдения в офисе компании. Также важная функция системного администратора - это создание и администрирование учётных записей ко всем системам в компании. Этот сотрудник должен своевременно подготовить необходимые доступы для новичков, сделать так, чтобы эти доступы соответствовали их позициям. Также своевременно удалять уволенных сотрудников из всех систем и блокировать их учёные записи. Отдельные функции в айти - отделе выделили администрированию CRM-системы. За этой функцией закрепили отдельную должность – администратор CRM, поскольку работы в этом направлении большое количество и компания постоянно должна работать над развитием своей CRM – системы. Каждой функции добавили ценный конечный продукт, закрепили фамилию собственника, отметив красным маркером, поскольку на сегодняшний день он полностью отвечает за данное направление и руководит работой всех аутсорсных айти - специалистов.

Юридический отдел

Это уже второй юридический отдел в компании, но в административном департаменте расположена функция юриста, которая связана не с клиентами и сделками, а с непосредственной деятельность самой компании. Добавили функции по юридическому согласованию договоров и других документов, претензионную работу, взаимодействие с госорганами, исковую работу и представительство в суде. Всего у юриста получилось 12 функций. Каждому добавили результат деятельности, который от него ожидает компания. Юрист, который занимается делами компании, на сегодняшний день находится не в штате, поэтому за все функции поставили ответственным владельца. Отметили его фамилию красным маркером.

Результаты разработки организующей схемы административного департамента

Административный блок очень важен для работоспособности и жизнедеятельности бизнеса. В административных отделах очень много функций и, со слов собственника, ему предстоит навести порядок в этом в департаменте.
В первую очередь снять себя нагрузку и переложить её на наёмных сотрудников, поскольку все эти линейные задачи отнимают огромное количество времени, внимания, ресурса собственника. Прописали функции владельца. Там он в единственном числе отвечает за все результаты, и это единственное место, где его фамилия должна быть отмечена синим маркером.

Хотите обсудить разработку организационной структуры для вашей компании?
Пишите в телеграм