Кейс: автоматизация бизнес-процессов логистики и перевозок для торговой компании

Продажа материалов для инженерных сетей

Планирование доставки, расчет маршрутов и его стоимости в итоге производится в Excel таблицах на основании знаний конкретных логистов, то есть всё сильно завязано на людях.

Непонятно откуда берутся данные, которые часто предоставляются от водителей, маршруты выстраиваются самим водителем, ни о какой оптимальности маршрута речи не идёт.
Определить конкретную себестоимость доставки очень сложно, цифры недостоверные.
Из-за этого возникают следующие проблемы:
1.Запланировать бюджет на работу отдела логистики
2.Сложно обеспечивать время выполнения заказов
3.Доставок очень много в разных городах, достаточно сложно спланировать прямые затраты на перевозки
4.Спланировать оптимальные маршруты.
5.Требуется значительный ручной труд, анализировать полученные данные очень сложно. Информация собирается в Excel, сводные таблицы большие и в любой момент потерять актуальность (кто-то вдруг сломал одну формулу).
6.Общие таблицы требуется сводить в одну, что занимает время и данные могут оказаться некорректными
7.Сложно управлять процессом, принимать верные управленческие решения.
Как результат: хаос, недовольные клиенты и потери прибыли.

Полностью автоматизировали этот процесс.
Для торговых компаний есть стандартное решение - это система "1С транспортная логистика".
Коробочное решение с настройкой под конкретные потребности заказчика.
Система работает быстро, исключает большинство человеческих ошибок, позволяет получать данные, собранные в автоматическом режиме, а значит этим данным можно доверять.

Это узко специализированная система для логистов, в результат работы которой, компания получает:
1.Предварительный расчет поездки.
Введя определенные данные (что везем, сколько, куда, понимая стоимость бензина, километра и так далее), которые тоже предварительно вводятся в базу, система рассчитает предварительную стоимость каждой конкретной поездки.
Соответственно, есть отчёт "план-факт" стоимости поездок для сравнения планируемого расхода и фактического.

2.Построение маршрутов
Дальше система сама, используя карты (базируется
на Яндекс картах), исходя из адресов точек доставки выстраивает оптимальный маршрут с учётом пробок.
Возможна распечатка маршрута с карты или отправка водителю онлайн. Система позволяет это делать даже на мобильное устройство.
В системе полностью ведём автомобили, есть возможность общаться с логистическими компаниями, если они выполняют доставки, собственный транспорт ведём там же.

3.Формирование путевых листов.
Для собственного автотранспорта в системе формируются необходимые документы.
Система позволяет всё это делать в автоматическом режиме.

Как результат с внедрением этой системы, процесс сократился на 30 минут. Раньше водитель ходил по кабинетам, подписывал документы, заполнял эти документы, все это занимало до 2,5 часов в среднем.

Что внутри этого времени:

• передать информацию диспетчеру, который был ответственным за выпуск автомобилей.
• получить перечень автомобилей от логиста.
• логист в своей системе, когда планирует автомобили, находил их (или отправлял собственные), вбивал руками их из базы и отправлял на диспетчера.
• диспетчер просто нажимал кнопку печати, система автоматически формирует путевой лист и распечатывает его.
• приходит водитель, расписывается, сверяет данные, забирает путевой лист

Это вся работа, то есть достаточно просто. Так же поотом в обратном порядке можно вносить эти данные в систему, если это необходимо, если хотите это отслеживать.

Обучили внедренной системе двоих логистов и троих диспетчеров.
Самое большое количество сотрудников - это водители, для которых абсолютно ничего не поменялось по сути процесса, лишь значительно сократилось время прохождения необходимых процедур.

Документы на выезд теперь выдаются гораздо быстрее.
Получили полностью прозрачный расчет стоимости поездки. Споры прекратились,никаких скандалов и задержек выездов.

Ну, и самое главное: компания получила мощный аналитический инструмент.
В финале работы собрали и показали набор отчетов, которые есть, для управленцев, контролирующих процессы логистики.

Получили набор отчетов, который позволял ему оценивать стоимость, все затраты на логистику в любой момент времени в режиме онлайн.
Данные вносятся оперативно и при известных ценах на бензин, при закрытии месяца, получаем глубокие и точные аналитические данные.

В отчете видим, как автомобили были задействованы, время, количество совершенных рейсов, всю информацию по поездкам, по клиентам, к каким контрагентам и сколько ездили, сколько доставок было совершено и т.д.

На основании данных можем сделать детальный вывод о составе поездок внутри месяца (вот сюда ездим очень часто и возим по чуть-чуть, но каждый день, а туда раз в месяц, но везем фуру сразу).
Исходя из этого рассчитываем конечную стоимость каждой доставки.

Когда стоимость логистики стала чётко соотноситься со стоимостью товара, можем управлять этими затратами для клиента, подбирая оптимальные варианты транспорта, исходя из габаритов, веса, стоимости доставки и т.д.

Оптимизация процессов и стоимости логистики приводит к большему горизонту планирования, увеличению скорости доставки, снижению стоимости, а значит лояльность клиентов повышается и прозрачность отношений тоже.

Внедрённая система позволяет принимать управленческие решения на основании верных, точных данных, а не по ощущениям.