Кейс: автоматизация бизнес-процессов склада для торговой компании

Продажа материалов для инженерных сетей

Клиент обратился со следующими проблемами:

• устаревшая программа управления складом, которая не поддерживается, и не решает задач, которые необходимо
• пересортица
• долгий поиск товаров
• некорректные остатки
• сложность в проведении инвентаризации, которая проводится неверно или не в полном объеме. Занимает очень много времени.

При анализе работы склада выявлено, что штрих-кодирование не реализовано, отсутствуют штрих-коды, сканеры и терминалы сбора данных.
Необходимо внедрить штрих кодирование.

На складе постоянно выявляется пересортица, очень долгий поиск товаров, некорректные остатки на складах.
Очень сложно произвести инвентаризацию, она проводится либо неправильно, либо не в полном объеме, потому что процесс занимает очень много времени кладовщики просто не успевают посчитать остатки. Есть сложность с тем, чтобы определить, что за номенклатура лежит на складе.

В итоге: всё это приводит к тому, что на складе бардак, отставание от сроков отгрузок и долгие сроки реализации.
Как результат окончательный — это недовольный заказчик и потерянная выгода.

На сегодняшний день программа учёта представляет из себя некий набор таблиц, в которые руками вносится информация и передается в ядро в "Управление торговли". Оттуда данные поступают по очень простому механизму обмена. Таким образом учитываются остатки.

Проанализировали запрос, предложили следующие варианты:
1. Доработать само ядро базы
У текущей базы (управление торговлей) есть плюсы и минусы возможной доработки.
Чтобы доработать текущую систему необходимо приобрести терминалы сбора данных, настроить и связать их с базой.
Система 1С позволяет ввести учет номенклатуры с использованием штрих-кодов поставщиков.

Физически это означает, что когда на склад приезжает номенклатура товаров, кладовщик с терминалом сбора данных сканирует штрих-коды поставщиков, которые обязательно присутствуют на каждом товаре. Далее, по этому штрих-коду система находит эту номенклатуру. Если позиций не найдены, система заводит новую номенклатуру и формируется документ прихода на приобретение товаров и услуг или ордер (если система хранения ордерная).

Формируется ордер, а ПТУ заводится в самой системе, в ядре.
То есть, в систему отправляется информация о том, что физически кладовщик принял товар и автоматически формируются документы.

Это позволяет проводить инвентаризацию просто сканируя товары, не задумываясь о том, какая это конкретная номенклатура и не осуществляя поиск по конкретным номенклатурным позиция (сканируем все подряд товары и появляется результат инвентаризации).

Система автоматически формирует инвентаризационную опись с плановыми цифрами, фактические получаем в результате проведения инвентаризации. Далее, решаем что делать с отклонениями: оприходовать излишки либо списать недостатки. Возможно отнести на разные статьи расходов.

При таком подходе проводить инвентаризацию становится в разы легче, скорость возрастает.
Терминал сбора данных и штрих кодирование можно реализовать и в существующей системе.
Есть определенные минусы в связи с тем, что в ней работает большое количество людей на нескольких распределенных складах.

Поэтому, предложили ещё один вариант:
2.Отдельная конфигурация
Конфигурация может быть реализована в двух вариантах:

• Полноценная WMS система управления складом
• Система "Управление торговлей" (идентичная системе клиента ) с существенным доработками.

Идея заключается в том, чтобы во внешнюю систему встроить терминалы сбора данных и настроить интеграцию двух систем на базе 1С (значительно эффективнее, чем настраивать интеграцию продукта 1С системой, созданной на другой платформой).

Согласовали с владельцем компании оптимальное решение:
оставить текущую систему "Управление торговлей" (существенно доработана за 10 лет использования, внесено большое количество изменений на уровне кода).
Установить еще одну конфигурацию "Управление торговлей", настроить её только под использование складов (не использовать больше никакие модули).
Поскольку склады распределенные, необходимо разделить информацию, и доступы.

Подобрали терминалы сбора данных, настроили связь с базой, базу расшарили и сделали к ней доступ со всех терминалов всех складов в стране.

Складские остатки связали интеграционными потоками с основной базой, в которой работают менеджеры, в которую они обращаются, чтобы посмотреть какие есть остатки, заказы, резерв заказов и так далее.
Вторая задача: резервирования товара под конкретные заказы.
Актуализация остатков, своевременная и полная прослеживаемость от заказа клиента до заказа поставщику (от покупки до конечной продажи), полная прослеживаемость товара по номенклатуре.

Частично эти функции были реализованы в старой системе.

Важно: произвели внедрение без потери существующей функциональности системах, которые достаточно долгое время существовали, развивались и эволюционировали (владелец переживал за исторические данные, хранящиеся в системах учёта и сохранении текущего функционала. "Чтобы ничего не сломалось, что работает").

Проблема пересортицы на складе, долгий поиск, отсутствие резервирования под заказ, либо резервирование есть, но заказы друг с другом не согласовываются, видим общий остаток, делаем три разных заказа и в итоге кто первый успел, тот и получает товар, а у двух остальных менеджеров срыв поставки).
Получаем обманутые ожидания клиентов.

Невозможно провести инвентаризацию. Это большая проблема, поскольку много времени уходит на поиск товара, определение номенклатуры. Приходится физически пересчитывать каждый товар, скорость зависит знаний кладовщика. Одни и те же товары могут находиться в разных местах. Это хаос, это проблема.

Как теперь устроена приёмка товара:

• на склад поступает новый товар, сканируются штрих-коды
• Если номенклатуры в системе уже есть, то есть это повторный или часто покупаемый товар, система сразу же его находит.
• Если это новый товар (новый штрих-код), система предлагает завести новую номенклатуру в полуавтоматическом режиме( сотрудник должен кнопку нажать «Да», создается новая карточка номенклатуры и присваивается новый штрих-код).
• На основании этих отсканированных штрих-кодов формируется документ приобретения товаров.

Абсолютно точно можем определить, какие именно товары и в каком количестве поступили при большом количестве номенклатуры и большом потоке входящем.
Максимально быстро можем получить остатки на складе.

Сотрудники не тратят огромное количество времени на внесение поступлений, если не используются заказы поставщиков в системе.
Если заказы поставщику используются, то это максимально быстро позволяет сверить при большом количестве номенклатуры все ли товары поступили.

Теперь не нужно проставлять галочки в накладных, сверяя товары. Это сильно ускоряет процесс и снижает требования к непосредственному исполнителю.
Нажимать одну кнопку и сканировать гораздо проще, нежели глазами смотреть, читать, проверять и сверять, что это та самая номенклатура.

Поиск товара при реализации (когда нам необходимо сделать реализацию).
Делается задание на отбор товара, по этому заданию кладовщик набирает товар. Поскольку реализовано адресное хранение, то у каждой позиции есть свой адрес. Это помещение, стеллаж, ячейка.

Набираются товары, далее производится сканирование товаров и формируется документ реализации, который сравнивается с заданием, и абсолютно точно понятно, верно ли кладовщик набрал товар, видны ошибки, если они вдруг есть.

Пересортица практически исключена, поскольку мы используем штрих-коды поставщика, то есть всё единообразно.

Вопрос инвентаризации решается автоматически (по сканам штрих-кода, формируются документы на традиционную опись).

В этом документе бухгалтеру видны складские остатки, учетные в системе. Кладовщику эти данные недоступны, передаем формуформа с пустой графой "факт".
Сотрудник со сканером просто подряд сканирует весь товар ( по позиции может внести количество или вообще каждую единицу сканирует).

Если товар хранится россыпью или учет в килограммах, считает количество и выгружает в терминал, а система заносит позиции в инвентаризационную опись, которая сформирована ранее (вставляет в колонку "Факт" по номенклатуре, соотносит по штрих кодам "План" и "Факт".

Бухгалтер видит "План", "Факт", расхождение и принимает решение, что делать.
Либо приходовать излишки за счет "неких" доходов либо это специальный недостаток, также за счет убытков или каких-то статей специально назначенных в системе.
Это позволять выравнивать остатки.
Таким образом решается вопрос с автоматизацией процесса инвентаризации.

Резюмируем: проблема отсутствия складского учета - это долгий поиск товара, пересортица, плавающие остатки и конфликты между заказами клиентов.
Непонятно какие товары зарезервированы под какие заказы, менеджеры сражаются между собой сражаются за право отгрузки именно их клиентам.
Решение — складской учет, адресное хранение с использованием терминалов сбора данных и штрих-кодов поставщика.
Как результат — полная прозрачность и прослеживаемость товара на складе, увеличение скорости обработки как входящего потока, так и исходящего потока, то есть реализации.
Ускорение отгрузок, ускорение оборачиваемости на складе, точное понимание сколько времени нужно для набора или отгрузки заказа.

Система позволяет планировать не только приходы, расходы, но и логистику, что важно для достижения максимальной эффективности работы компании.